home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / b02.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  11.0 KB  |  318 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN B-2
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Interagency Reports Management Program
  11.  
  12. 1.  Purpose.  This bulletin sets forth procedures for Federal
  13. agencies to follow in seeking approval of interagency reports.
  14.  
  15. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  16. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  17.  
  18. 3.  Contents.
  19.  
  20.     Topic                                              Paragraph
  21.  
  22. Related material..........................................4
  23. Information and assistance................................5
  24. Acronyms..................................................6
  25. Prescribing regulations...................................7
  26. Purpose of the program....................................8
  27. Agency responsibilities...................................9
  28.   FIRMR requirements......................................9a
  29.   Agency actions..........................................9b
  30. Procedures...............................................10
  31.   Establishing or revising interagency reporting
  32.     requirements.........................................10a
  33.   Extending interagency reporting requirements...........10b
  34.   Justifying interagency reporting requirements..........10c
  35.   Cost estimates.........................................10d
  36.   Discontinuing interagency reporting requirements.......10e
  37. Availability of forms....................................11
  38.  
  39. 4.  Related material.
  40.  
  41.     a.  44 U.S.C. chapters 29 and 31
  42.     b.  44 U.S.C. 3504(e)
  43.     c.  5 CFR 1320.16
  44.     d.  FIRMR 201-9.202-2
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1
  52.  
  53.     FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION 
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR BULLETIN B-2
  56.  
  57.  
  58. 5.  Information and assistance.
  59.  
  60.     General Services Administration
  61.     Authorizations Branch (KMAS)
  62.     18th and F Streets, NW
  63.     Washington, DC  20405
  64.  
  65.     Telephone FTS 241-1566 or (202) 501-1566
  66.  
  67. 6.  Acronyms.
  68.  
  69. FIP      Federal Information Processing
  70. OMB      Office of Management and Budget
  71.  
  72. 7.  Prescribing regulations.  The Interagency Reports Management
  73. Program is derived from 44 U.S.C. Chapters 29 and 31, recognizing
  74. OMB functions under 44 U.S.C. 3504(e) and OMB implementation under
  75. 5 CFR 1320.17.
  76.  
  77. 8.  Purpose of the program.   The purpose of the Interagency
  78. Reports Management Program is to ensure that interagency reports
  79. are based on need, are cost-effective, and comply with applicable
  80. laws and regulations.
  81.  
  82. 9.  Agency responsibilities.
  83.  
  84.     a.  FIRMR requirements.  FIRMR section 201-9.202-2 requires
  85. each agency to:
  86.  
  87.         (1)  Obtain GSA approval for each new, revised, or extended
  88. interagency report prior to implementing the report.
  89.  
  90.         (2)  Designate an agency-level interagency reports liaison
  91. representative and alternate.  Notify GSA in writing of each
  92. designee's name, title, mailing address, and telephone number
  93. within 30 days of the designation or redesignation.  All
  94. communications concerning designees shall be forwarded to the
  95. address shown in paragraph 5. above.
  96.  
  97.     b.  Agency actions.  In carrying out their responsibilities
  98. under the Interagency Reports Management Program, agencies should:
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.                               2
  108.                                               FIRMR BULLETIN B-2
  109.  
  110.  
  111.         (1)  Review the GSA Inventory of Approved Interagency
  112. Reports to decide if a proposed report can be met by an existing
  113. report.
  114.         (2)  Review existing interagency reports for possible
  115. improvements when submitting requests to extend clearances.
  116.  
  117.         (3)  Provide responding agencies the opportunity to comment
  118. on each proposed new or revised interagency reporting requirement.
  119.  
  120.         (4)  Reply within 30 calendar days to other agencies'
  121. written requests for estimates of the cost of responding to
  122. existing or proposed interagency reports.
  123.  
  124. 10.  Procedures.
  125.  
  126.      a.  Establishing or revising interagency reporting
  127. requirements.
  128.  
  129.          (1)  The requiring agency should request approval for
  130. proposed new or revised interagency reporting requirements by
  131. submitting to GSA at the address shown in paragraph 5. above, an
  132. original and one copy of Standard Form 360 (Revised 12/88), Request
  133. to Approve An Interagency Reporting Requirement.  The form, along
  134. with supporting documents, shall be forwarded through the agency's
  135. interagency reports coordinator.
  136.  
  137.          (2)  GSA will review the proposal for demonstrated need,
  138. cost effectiveness, systems design, and coordination with other
  139. clearance authorities, and will ensure that the report does not
  140. duplicate existing interagency reports.  GSA will assign an
  141. interagency report control number and an expiration date, return
  142. the Standard Form 360 to the agency's interagency reports
  143. coordinator, and enter the report in the GSA Inventory of Approved
  144. Interagency Reports.  If GSA rejects an agency's request for a
  145. report, GSA will advise the agency in writing of the reasons for
  146. the rejection.
  147.  
  148.          (3)  The requiring agency should notify each responding
  149. agency's interagency reports coordinator of approved reports.  The
  150. directive publishing the requirement should include the following
  151. information:  (i) report purpose, title, and format; (ii) whether
  152. the report is mandatory or voluntary; (iii) interagency report
  153. control number; (iv) preparation instructions; (v) responding
  154. agencies; (vi) reporting frequency; (vii) number of copies; (viii)
  155. mailing address; (ix) due date; (x) name and telephone number of
  156. contact person; and (xi) for mandatory reports, whether it requires
  157. a negative response.
  158.  
  159.  
  160.                               3
  161. FIRMR BULLETIN B-2
  162.  
  163.  
  164.          (4)  The following statement must appear prominently in
  165. the directive prescribing this requirement:  "This report has been
  166. cleared in accordance with FIRMR 201-9.202-2, and assigned
  167. interagency report control number ____."  If a form is needed to
  168. collect data, the agency should place the interagency report
  169. control number in the upper right corner of the form.
  170.  
  171.      b.  Extending interagency reporting requirements.  GSA will
  172. notify the promulgating agencies 90 calendar days in advance of the
  173. expiration date of a requirement.  Agencies should submit requests
  174. for extensions for new and revised reports at least 60 calendar
  175. days before the expiration date.
  176.  
  177.      c.  Justifying interagency reporting requirements.  In
  178. accordance with FIRMR 201-9.202-2, agencies shall use Standard Form
  179. 360, Request for Clearance of an Interagency Reporting Requirement,
  180. to obtain GSA approval for each new, revised, or extended
  181. interagency report.  A justification statement, explaining how the
  182. reporting costs shown on Standard Form 360 were derived, and signed
  183. by the official who requested the reporting requirement, shall be
  184. attached to Standard Form 360.  The justification should:
  185.  
  186.          (1)  State why the report is needed and how it will be
  187. used.
  188.  
  189.          (2)  Describe the benefits (in dollar value if possible)
  190. expected from the information and assess the probability that the
  191. benefits will be achieved.
  192.  
  193.          (3)  Describe how the program will be affected if the
  194. information is not obtained.
  195.  
  196.          (4)  Identify any responding agencies that took part in
  197. designing, testing, and estimating the cost of the proposed report.
  198.  
  199.          (5)  Identify the agencies that agree or do not agree with
  200. the proposed report and summarize the reasons.
  201.  
  202.          (6)  Describe other reporting plans considered, including:
  203. (i) frequency of reporting; (ii) use of exception reporting; (iii)
  204. use of sampling techniques; (iv) selection of respondents; (v)
  205. obligation of respondents to comply; (vi) amount of detail; (vii)
  206. format of report; and (viii) method of transmission.
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.                               4
  212.                                               FIRMR BULLETIN B-2
  213.  
  214.  
  215.      d.  Cost estimates.  GSA needs cost estimates to decide if the
  216. expected value of the information is worth the cost of obtaining
  217. it.  Agencies should use the following cost alternatives to
  218. identify the methods used to prepare the reporting cost estimate. 
  219. Criteria for these costing alternatives are contained in the GSA
  220. information resources management handbook, Reports Management. 
  221. Supporting documentation and worksheets for all cost estimates
  222. should be available for GSA review.  GSA review may include the
  223. appropriateness of the costing alternative selected by the agency.
  224.  
  225.         Alternatives                        Characteristics
  226.  
  227. Pilot testing (estimate based          High cost reporting; full
  228.   on actual costs collected).          scale mechanized systems;
  229.                                        data banks; large number
  230.                                        of data elements; new data
  231.                                        collection system; 
  232.                                        respondent cost may be 
  233.                                        needed for budget 
  234.                                        purposes.
  235.  
  236. Factoring (estimate based on           Medium to low cost 
  237.   actual costs previously col-         reporting; revision of a
  238.   lected for a comparable              previously costed report;
  239.   report).                             high degree of experience
  240.                                        with comparable reports
  241.                                        made by the same (one or a
  242.                                        limited number) responding
  243.                                        agencies; cost easy to 
  244.                                        compare with actual cost 
  245.                                        for a similar report.
  246.  
  247. Sampling (estimate based on a          Low to high cost 
  248.   representative selection of          reporting; large number of
  249.   responding agencies).                respondents; new reports.
  250.  
  251. Technical estimates (esti-             Low cost reporting; more
  252.   mate based on experience).           detailed costing waived by
  253.                                        GSA; one-time reports,
  254.                                        limited number of 
  255.                                        respondents.
  256.  
  257.      e.  Discontinuing interagency reporting requirements.  If an
  258. interagency report is no longer needed, the agency should notify
  259. GSA and responding agencies' interagency reports coordinators.  GSA
  260. will discontinue the requirement on the expiration date unless it
  261. receives a request for an extension.
  262.  
  263.  
  264.                               5
  265. FIRMR BULLETIN B-2
  266.  
  267.  
  268. 11.  Availability of forms.  Standard Form 360 is authorized for
  269. local reproduction.  The interagency reports coordinator may obtain
  270. supplies from GSA at the address shown in paragraph 5. above.
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277. Thomas J. Buckholtz
  278. Commissioner
  279. Information Resources
  280. Management Service
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.                               6 
  318.